غالبًا ما يعتقد الكثير من منظمي الفعاليات الجدد أن العمل ينتهي بمجرد مغادرة آخر ضيف، ولكن الحقيقة هي أن تنظيم الفعاليات لا ينتهي عند هذا الحد. بل تتطلب مرحلة حاسمة تتمثل في تقييم الفعالية. هذه الخطوة تمنح المنظمين فرصة لتقديم تقارير دقيقة للجهات المانحة والشركاء والجمهور، وتعزز الثقة والشفافية، وبناء علاقات متينة مع جميع الأطراف ذات الصلة. من منطلق أهمية التقييم في مختلف الفعاليات مثل المؤتمرات أو غيرها، سوف نستعرض في هذه المقالة مفهوم التقييم والمعايير المستخدمة فيه، بالإضافة إلى الأدوات التي نستخدمها لتنفيذ تقييم دقيق وفعَّال لكل حدث قادم نحن نديره أو ننظمه.
مفهوم تقييم الفعاليات؟
تقييم الفعاليات هو عملية قياس وتقييم أداء الفعالية بعد انتهائها، بهدف تحديد مدى تحقيق الأهداف المرجوة. يشمل التقييم جمع وتحليل البيانات والمعلومات للوصول إلى استنتاجات يمكن استخدامها لتحسين الفعاليات المستقبلية. في سياق تنظيم الفعاليات، يمثل التقييم مرحلة حيوية لتحسين وتطوير كافة الجوانب.
أهمية تقييم الفعاليات:
التقييم بعد تنظيم الفعاليات يعتبر الأداة القوية لتحسين وتطوير جميع أنواع الفعاليات، سواء كانت مؤتمرات، ورش عمل، أو غيرها. يساعد التقييم المنظمين على فهم ردود الفعل، تحديد احتياجات الجمهور، وضمان تحقيق الأهداف المرجوة. بدون التقييم، يبقى المنظمون في ظلام الجهل حول نجاح الفعالية في تحقيق أهدافها. فهو يساهم في:
قياس مستوى الرضا عن جودة وفعالية المؤتمر من حيث المحتوى والبرامج والأساليب والخدمات، وذلك لضمان تلبية توقعات المشاركين وإرضائهم.
قياس مستوى التأثير الذي تركه الحدث في تغيير سلوك المشاركين أو اتجاهاتهم أو أدائهم أو نتائجهم، مما يعزز قدرة الفعاليات على تحفيز التحول الإيجابي.
تقدير الفوائد التي استفاد منها المشاركون بالنسبة للتعلم والتواصل والإبداع، مما يساهم في تعزيز قيمة الحدث كمنصة للنمو الشخصي والمهني.
استخلاص الدروس والتجارب من نقاط القوة والضعف في التنظيم والإدارة للفعالية، كما يساعد في تحديد المجالات التي يمكن تطويرها وتعزيزها في المستقبل.
وضع خطط عمل واستراتيجيات للاستفادة من نقاط القوة والتغلب على نقاط الضعف في المؤتمرات القادمة، مما يسهم في تطويرها وتحسينها بشكل مستمر.
تقديم تقارير وتوصيات للجهات المعنية بنتائج وأثر الفعالية، والحصول على ردود فعل وتقييمات قيِّمة منها، ما يعزز التواصل والتفاعل البنَّاء ويعطي دافعًا للتحسين المستمر.
كيف تتم عملية تقييم الفعاليات؟
يتم إجراء عملية التقييم بعد تنظيم الفعاليات من خلال جمع البيانات والملاحظات من مصادر مختلفة، بما في ذلك الحضور والرعاة والمتحدثين والموظفين. تُستخدم أساليب متعددة لضمان حصولنا على وجهات نظر شاملة وتعليقات ثرية من المشاركين بعد انتهاء الفعالية، ومن ضمن هذه الأساليب الأتي:
استخدام الاستبيانات
إحدى الأساليب الأساسية في عملية تقييم الفعاليات هي استخدام الاستبيانات لجمع المعلومات وآراء المشاركين في شكل هيكلي ومنظم. نقوم بطرح الأسئلة بعناية لاستكشاف مختلف الجوانب المتعلقة بالفعالية، مثل جودة المحتوى ومهارات المتحدثين وتنظيم الفعاليات. تتيح لنا الاستبيانات الحصول على بيانات كمية يمكن تحليلها بسهولة لتحديد النقاط القوية والمجالات التي تحتاج إلى تحسين.
المقابلات المباشرة
بالإضافة إلى الاستبيانات، تُجرى المقابلات المباشرة مع عدد محدود من المشاركين المميزين للحصول على رؤى أعمق ومحادثات مفصلة حول تجربتهم وآرائهم. هذه المقابلات تساعد في فهم تجارب المشاركين بشكل أعمق وتقديم مقترحات لتحسين تنظيم الفعاليات في المستقبل.
رصد وتحليل وسائل التواصل الاجتماعي
حتى تتم عملية التقييم بشكل صحيح وكامل، يتم كذلك رصد وسائل التواصل الاجتماعي وتحليل البيانات المتعلقة بالمؤتمر، مثل التغريدات والمنشورات والتعليقات. يُعتبر هذا الأسلوب مفيدًا لفهم الانطباعات الفورية والاستجابات العامة للجمهور تجاه الفعالية.
تحليل البيانات
من خلال تحليل البيانات المستخلصة من وسائل التواصل الاجتماعي، يمكننا الحصول على نظرة شاملة حول جودة وفعالية المؤتمر. يساعد هذا التحليل في تحديد المواضيع الشائعة والانطباعات العامة، مما يمكننا من تقديم توصيات ملموسة لتحسين تنظيم الفعاليات المستقبلية.
إعداد التقرير النهائي
بعد جمع وتحليل البيانات من مختلف المصادر، يتم تلخيص النتائج في تقرير شامل يقدم نظرة عامة على أداء الفعالية. يشمل التقرير النقاط القوية والمجالات التي تحتاج إلى تحسين، بالإضافة إلى توصيات محددة لتعزيز تنظيم الفعاليات المستقبلية.
تقديم التوصيات
بناءً على التحليل، تُقدم توصيات عملية لتحسين الفعاليات المستقبلية. تتضمن هذه التوصيات اقتراحات لتعزيز جوانب القوة ومعالجة نقاط الضعف، مما يساعد في تحقيق تنظيم الفعاليات بأعلى مستوى من الجودة والفعالية.
كيفية الاستفادة من التقييم للفعاليات المستقبلية
لا يكفي فقط إجراء تقييم للفعالية بل يجب أن يستخدم هذا التقييم كأساس للتحسين المستمر والابتكار في تنظيم الفعاليات. لذلك يجب على المنظمين اتباع بعض الخطوات للاستفادة من التقييم للمؤتمرات المستقبلية، مثل:
- تقديم تقارير وتوصيات عن نتائج وأثر الفعالية بشكل موضوعي وواضح باستخدام أساليب وأدوات مختلفة مثل التقارير الكتابية أو الشفهية أو الرسومية أو الإلكترونية.- مشاركة التقارير والتوصيات مع الجهات المعنية بالحدث سواء كانت داخلية أو خارجية، والحصول على ردود فعل وتقييم منها، والتفاعل معها بشكل بناء وإيجابي.- تطوير خطط العمل والاستراتجيات للاستفادة من نقاط القوة والتغلب على نقاط الضعف في المؤتمرات المستقبلية بناء على التقارير والتوصيات وردود الفعل والتقييم، وتحديد المسؤوليات والموارد والجداول الزمنية لتنفيذها.
في الختام، بعد ما استعرضنا جميع جوانب التقييم، يأتي الدور الأهم وهو الاستمرار في هذه العملية الحيوية؛ حتى تتمكن من تحقيق تطوير مستدام ومستمر في تحسين تنظيم الفعاليات، وكذلك تستفيد من التحديات والفرص التي تظهر مع تنظيم كل فعالية من خلال إبداعك وتفانيك في عملية التقييم، لتصبح قادرًا على تحقيق تجارب متميزة ومستدامة للمشاركين.
Comments